Phiếu thu 2 liên

Phiếu thu 2 liên là một loại biểu mẫu kế toán vô cùng phổ biến, được dùng để ghi nhận các giao dịch thanh toán bằng tiền mặt. Gọi là "2 liên" vì khi bạn viết lên liên thứ nhất, mực sẽ tự động in xuống liên thứ hai nhờ chất liệu giấy carbonless.

Dưới đây là thông tin chi tiết về chức năng và quy trình sử dụng của loại phiếu này:

1. Chức năng của từng liên

• Liên 1 (Liên trắng/Liên gốc): Thường được giữ lại tại cuống sổ hoặc chuyển cho bộ phận kế toán của doanh nghiệp để làm căn cứ ghi sổ kế toán, theo dõi thu chi và lưu trữ chứng từ gốc.

• Liên 2 (Liên màu - Thường là hồng, vàng hoặc xanh): Được xé rời ra và giao cho người nộp tiền làm bằng chứng xác thực rằng họ đã thanh toán tiền đầy đủ.

2. Các nội dung bắt buộc phải có trên Phiếu thu

Một mẫu phiếu thu chuẩn pháp lý và rõ ràng cần có các thông tin sau:

• Thông tin đơn vị: Tên công ty/cửa hàng, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).

• Số phiếu thu & Ngày tháng: Để quản lý theo thứ tự thời gian, tránh thất thoát.

• Thông tin người nộp: Họ và tên, địa chỉ hoặc tên đơn vị của người đóng tiền.

• Lý do nộp: Ghi rõ thu tiền hàng, thu tiền cọc, thu học phí,...

• Số tiền: Ghi rõ ràng bằng cả Số và Chữ (để tránh việc tẩy xóa, sửa đổi số tiền).

• Chứng từ gốc kèm theo: (Ví dụ: Kèm theo hóa đơn số..., hợp đồng số...).

• Chữ ký các bên: Giám đốc, Kế toán trưởng, Người lập phiếu, Người nộp tiền, Thủ quỹ.

3. Quy trình ký và đóng dấu chuẩn

Để phiếu thu có hiệu lực pháp lý cao nhất, quy trình thực hiện thường như sau:

1. Người lập phiếu điền đầy đủ thông tin.

2. Người nộp tiền kiểm tra thông tin, số tiền và ký tên.

3. Thủ quỹ kiểm đếm tiền thực tế, nhận tiền và ký tên.

4. Kế toán trưởng và Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) ký duyệt.

5. Đóng dấu: Đóng dấu của doanh nghiệp/cửa hàng.

   Lưu ý: Đối với phiếu thu xé rời (Liên 2), thông thường sẽ được đóng dấu treo ở góc trên bên trái phiếu hoặc đóng dấu giáp lai giữa liên 1 và liên 2 để đảm bảo tính xác thực, chống làm giả.

4. Các kích thước phổ biến khi in ấn

Nếu bạn đang có nhu cầu mua sẵn hoặc đặt in cho doanh nghiệp, phiếu thu 2 liên thường có các kích thước sau:

• Size A5 (14.8*21 cm): Kích thước phổ biến nhất, vừa vặn cho các giao dịch thông thường.

• Size A6 (10.5*14.8 cm): Nhỏ gọn, thường dùng cho các cửa hàng bán lẻ, shop thời trang, quán ăn khi lượng thông tin ghi không quá nhiều.