Sổ công văn đi 160 trang

Khổ A4

Đơn giá chưa bao gồm VAT

Sổ công văn đi (loại dày 160 trang) là ấn phẩm văn phòng phẩm bắt buộc phải có trong công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan, doanh nghiệp và trường học. Quyển sổ này giúp quản lý, theo dõi và tra cứu toàn bộ văn bản gửi đi một cách khoa học, chính xác.

Dưới đây là các thông tin chi tiết về cấu trúc tiêu chuẩn và cách ghi chép cuốn sổ này.

1. Thiết kế & Quy cách tiêu chuẩn

• Số trang: 160 trang (phù hợp cho các đơn vị có lượng công văn đi ở mức trung bình đến nhiều trong năm).

• Kích thước: Thường là khổ A4 (210 x 297 mm) dọc để đảm bảo không gian ghi chép thoải mái.

• Chất liệu giấy: Giấy bãi bằng hoặc giấy trắng định lượng từ 70-80 gsm, viết mượt, không bị nhòe hay thấm mực sang trang sau.

• Bìa sổ: Bìa cứng hoặc bìa da Simili dày dặn, giúp bảo quản sổ vuông vắn, không bị cong góc qua nhiều năm lưu trữ.

2. Các cột mục tiêu chuẩn trong Sổ công văn đi

Theo quy định văn thư mới nhất, các trang ruột của sổ công văn đi được kẻ bảng chia thành các cột sau:

3. Nguyên tắc ghi chép và quản lý sổ

Lưu ý quan trọng khi sử dụng:

• Ghi liên tục, không ngắt quãng: Số thứ tự công văn đi phải được cấp liên tiếp từ nhỏ đến lớn (bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm 01/01 và khóa sổ vào ngày 31/12 hàng năm). Không được để trống dòng hoặc nhảy số tùy tiện.

• Chữ viết rõ ràng: Sử dụng một màu mực đồng nhất (thường là mực xanh hoặc đen), không dùng mực đỏ. Viết rõ ràng, không tẩy xóa lem nhem để đảm bảo tính pháp lý khi đối chiếu.

• Lưu trữ lâu dài: Do thời hạn lưu trữ của sổ công văn đi thường rất dài (từ 20 năm đến vĩnh viễn tùy loại hình cơ quan), sổ cần được cất giữ ở nơi khô ráo, tránh ẩm mốc.